Olen työssäni tutustunut useanlaisiin henkilöstökyselyihin: niiden sisältöihin, toteuttamiskäytäntöihin, tulosten hyödyntämiseen ja tämän kautta niiden vaikuttavuuteen. Joissain tilanteissa ne ovat ohjanneet kehittämistyötä hyvin, tulokset ovat olleet tavoitteiden kannalta hyödyllisiä ja niitä on jopa hyödynnetty niin, että vaikuttavuutta on saatu aikaan. Vuosien varrella olen kuitekin huomannut muutaman ongelman:

1. Kyselyitä tehdään, mutta tuloksia ei hyödynnetä tai välttämättä edes kerrota vastaajille.

2. Kyselyitä tehdään ja niiden tulosten pohjalta suunnitellaan toimenpiteitä. Toimenpiteet eivät kuitenkaan vaikuta haluttuihin asioihin tai henkilöstö ei koe niitä tärkeiksi.

3. Kyselylomakkeet ovat niin pitkiä, että motivaatio vastata aidosti asioita pohtien ei riitä loppuun saakka.

4. Kysymykset eivät innosta vastaamaan, joten asteikolla 1-5 kolmonen on helppo valinta. Kolmonen ei kerro yhtään mitään.

5. Tulosten saamiseen kyselyn toteuttajalta kuluu liian pitkä aika. Jos kehittämistoimenpiteet alkavat vasta puolen vuoden kuluttua vastaamisesta, yhteys häviää eivätkä tulokset ole välttämättä relevantteja.

6. Johto pohtii itse tulosten pohjalta kehittämistoimenpiteitä, vaikka vastaajat olisivat siinä parhaita osaajia.

7. Kyselyitä tehdään kerran vuodessa tai kerran kahdessa vuodessa, mutta ympäristö ja mielipiteet muuttuvat nopeammin.

Tässä siis vain muutamia esille nostaakseni. Pitkän harkinnan jälkeen päädyn itse lähtemään mukaan kyselyiden ihmeelliseen maailmaan löydettyäni loistavan työkalun: oululaisen Zefin arviontikoneen. Arviointikoneen hyödyntäminen ratkaisukeskeisessä henkilöstökyselyssä yhdistettynä ennalta sovittuun valmennusprosessiin tuo edellä mainittuihin kohtiin seuraavat muutokset:

1. Ennen kuin kysely toteutetaan, niiden avaamisesta ja hyödyntämisestä sovitaan ja tiedotetaan henkilöstöä. Voima Valmennuksen Anu hyödyntää ratkaisukeskeisiä menetelmiä tutkimustulosten käsittelyssä, jolloin päästään kiinni suoraan tavoitteisiin ja toimenpiteisiin ongelmien sijasta.

2. Kysely tehdään niin, että saadaan ilmi jokaisen kohdan osalta onnistuminen sekä sen merkityksellisyys vastaajalle. Näin kohdistetaan resurssit niihin toimenpiteisiin, jotka henkilöstö kokee merkityksellisiksi. Toimenpiteet vaikuttavat haluttuihin asioihin.

Merkityksellisyys ja onnistuminen

3. Kyselylomakkeet ovat lyhyitä ja ytimekkäitä: kysytään vain niitä asioita, joiden kehittämiseen ollaan varauduttu seuraavan 3 kuukauden aikana.

4. Zefin arviointikone innostaa vastaamaan: se on helppo, visuaalinen eikä sido asteikkoon. Lisäksi saadaan esille tarkka suhteellinen raportti, joka kertoo missä oikeasti mennään. Tästä linkistä pääset tutustumaan Zefin arviontikoneen tieteelliseen taustaan: Miksi arviontikone on tieteellisesti tarkin kyselytyökalu?

5. Saat tulokset viikon sisällä vastausajan umpeuduttua. Myös muu prosessi on sovittu ja aikataulutettu ennen kyselyn toteuttamista – tästä menee tieto henkilöstölle jo etukäteen.

6. Voima Valmennuksen henkilöstökyselyssä vastaajat antavat kehittämisehdotuksia jo vastausvaiheessa. Nämä käydään läpi johdon kanssa, niitä jalostetaan  vastaajien kanssa ja toteuttamiskelpoiset ehdotukset viedään käytäntöön.

7. Kysely toteutetaan eri aihealueista useamman kerran vuodessa. Kysely pidetään lyhyenä ja tulosten hyödyntämisprosessi on tiivis.

Käy tutustumassa esimerkinomaiseen kyselyn osaan täältä: Esimiestyö ja johtaminen. Lisätietoja löydät myös Voiman sivuilta. Sovi ilmainen alkukartoitustapaaminen niin katsotaan, miten ja mihin tavoitteisiin tämän kaltainen uusi malli voisi vastata teillä!